Direttorat tas-Servizzi Korporattivi

Id-Direttorat tas-Servizzi Korporattivi huwa responsabbli mill-amministrazzjoni, Riżorsi Umani, Finanzi u joffri funzjoni ta’ support ġenerali lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej.

 

Finanzi u Accounts

Is-Sezzjoni tal-Finanzi u Accounts hija maqsuma kif ġej:

  1. Is-Sezzjoni tal-Accounts tal-Head Office li timmaniġġja l-baġit tal-Head Office.
  2. Is-Sezzjoni tal-Missions Accounts hija responsabbli mill-awditjar tal-accounts tal-Ambaxxati.
  3. Is-Sezzjoni tax-Xiri hija responsabbli għat-tfassil u l-implementazzjoni ta’ proċessi ta’ xiri li jwasslu għall-ħolqien ta’ kuntratt għal xiri ta’ affarijiet, servizzi jew xogħolijiet hekk kif iddettat mill-Liġijiet Nazzjonali tax-Xiri kif ukoll hekk kif iddettat minn ċirkolarijiet oħra.  Dawn tal-aħħar jistgħu ikunu struzzjonijiet mid-Dipartiment tal-Kuntratti jew Dipartimenti oħra responsabbli mill-Green Public Procurement.  Il-proċess ta’ xiri jibda’ permezz ta’ talba bil-miktub għal xiri liema document jinkludi dettalji ta’ min qed jitlob dan ix-xiri, karatteristiċi tal-oġġett jew servizz jew xogħol, kif ukoll stima ta’ kemm se jiġi jiswa dan il-proġett.  It-taqsima tax-xiri tassigura li hemm il-fondi neċessarji għal dan il-proġett.  Ladarba jispiċċa dan il-proċess, jibda proċess ieħor ta’ xiri skont kif inhu meħtieġ abbażi tal-istima.  Dan il-proċess jinkludi ġbir ta’ stimi jew publikazzjoni ta’ offerti minn tender skont il-ħtieġa.
  4. Is-Sezzjoni tal-Ivvjaġġjar tieħu ħsieb il-bzonnijiet kollha fejn jidħol ivvjaġġjar tal-Ministeru.

 

Sezzjoni tar-Riżorsi Umani

Is-Sezzjoni tar-Riżorsi Umani tmexxi l-funzjoni tar-riżorsi umani tal-Ministeru.  Din is-sezzjoni tieħu ħsieb toħroġ ittri tal-ħatra, tieħu ħsieb il-Performance Management Programme tal-uffiċjali u żżomm lista aġġornata tal-impjegati.  L-uffiċjali f’din is-sezzjoni huma mibgħuta korsijiet regolarment sabiex dawn iżommu ruħhom aġġornati mal-aħħar żviluppi fil-qasam.

Is-sezzjoni tar-Riżorsi Umani hija s-sezzjoni ċentrali fuq dak li għandu x’jaqsam ma riżorsi umani, kemm f’Malta kif ukoll għal dawk l-uffiċjali li jinsabu jaħdmu ġewwa l-ambaxxati ta’ Malta, u dan jinkludi il-proċess li ġej:

  1. Tħejjija tal-abbozz ta’ sejħiet għall-applikazzjonijiet li ġew approvati fil-capacity building sabiex jimtlew postijiet/pożizzjonijiet vakanti fil-Ministeru u tittieħed l-azzjoni meħtieġa sakemm il-proċess jiġi ffinaliżżat meta jinħarġu l-appointments/kuntratti.
  2. Iż-żamma ta’ records dwar il-promozzjonijiet, progressions, estensjonijiet ta’ kuntratti u żidiet fis-salarju (increments) tal-uffiċjali kollha fil-Ministeru skont il-proċeduri kollha fil-Public Service Management Code (PSMC).
  3. L-ipproċessar tas-salarji inklużi l-aġġustamenti li jkunu meħtieġa.
  4. Iż-żamma ta’ records dwar Vacation Leave/Home Leave u Sick Leave tal-uffiċjali kollha tal-Ministeru.
  5. Iż-zamma ta’ records tal-uffiċjali kollha li jibbenefikaw minn miżuri favur il-familja sabiex jiġi aċċertat illi l-proċedura korretta qegħda tiġi mplementata speċjalment fejn jidħlu estensjonijiet jew twaqqif tal-benefiċċji.
  6. Moniteraġġ ta’ moviment ta’ ħaddiema u ż-żamma ta’ database b’informazzjoni personali tal-uffiċjali kollha fil-Ministeru.  Din tiġi aġġornata regolarment kull xahar.
  7. Moniteraġġ ta’ kull reklutaġġ u estensjoni ta’ kuntratti tal-Locally Engaged Personnel.
  8. Servizz t’assistenza lill uffiċjali li jiġu posted barra minn Malta, f’dawk li huma arranġamenti loġistiċi skont il-Conditions of Service u follow-up neċessarji.
  9. L-Amministrazzjoni ta’ xogħol li għandu x’jaqsam ma’ miżuri ta’ dixxiplina skont l-istruzzjonijiet li jiġu mingħand il-kap tad-dipartiment u tittieħed azzjoni dixxiplinarja immedjata skont il-PSMC.
  10. It-tqassim ta’ ċirkolarijiet maħruġa mill-PAHRO, Dipartimenti/ EEAS / SNE lill-uffiċjali li jaħdmu fil-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej, kemm Malta, kif ukoll barra minn Malta u uffiċjali fuq unpaid leave.
  11. Il-koordinazzjoni tar-Registries.
  12. Sorveljanza tas-servizz ta’ support għall-istaff kollu inkluż il-minor staff.

 

Missions Abroad Training Unit (MATU)

Din is-Sezzjoni responsabbli li tikkordina l-bzonnijiet tal-Ambaxxati Maltin mall-Ministeru.

Is-Sezzjoni hi responsabbli wkoll:

  1. Tipprovdi taħriġ lill-uffiċjali qabel ma’ jiġu assenjati mall-Ambaxxati Maltin;
  2. Tikkordina l-preparazzjoni tal-posting tal-uffiċjali;
  3. Trasferimenti tal-uffiċjali bejn l-Ambaxxati Maltin;
  4. Tikkordina proġetti tal-Ambaxxati mall-Ministeru;
  5. Tevalwa t-twettiq tax-xogħol tal-Ambaxxati Maltin;
  6. Tgħin fil-bzonnijiet kollha tal-Ambaxxati Maltin.

 

Registry

Is-sezzjoni tar-Registry hija l-gwardjana tal-files tal-Ministeru.  Din hija wkoll maqsuma fi tnejn – Confidential Registry u Open Registry.  Il-Confidential Registry tieħu ħsieb files li mhumiex għal ċirkolazzjoni wiesgħa.  Dawn jinkludu files sigrieti.  Din ir-registry iżżomm ukoll ftehim/kuntratti iffirmati minn Malta matul is-snin.  L-uffiċjali li jaħdmu f’din is-sezzjoni jimmaniġġjaw ukoll korrispondenza sigrieta.  L-Open Registry tieħu ħsieb files ġenerali liema files jistgħu jiġu iċċirkolati mal-uffiċjali kollha tal-Ministeru.  Dawn ir-Registries jinsabu f’żewġ postijiet, ġewwa Palazzo Parisio u d-Direttorat tas-Servizzi Korporattivi.  Ir-Registry ġewwa Palazzo Parisio hija maqsuma wkoll f’sezzjonijiet li jaqdu lill-Protocol, Relazzjonijiet Bilaterali u Affarijiet Multilaterali.

FacebookTwitter